Desde CamposGomez Abogados, hemos solicitado a nuestro abogado Jorge Alberto Villegas, la realización de una publicación que permita tener claro qué aspectos deberían cubrir los términos y condiciones de una página web -la suya, por ejemplo-, plataforma o proyecto digital.
Para empezar, debemos tener claro que los términos y condiciones son un conjunto de conceptos legales definidos por el propietario de una servicio Web, los cuales rigen las actividades de los visitantes o usuarios de ésta.
Comúnmente son utilizados para distribuir plataformas digitales, sitios Web, aplicativos, App’s, APIS y mucho más, y son documentos legales los cuales regulan el uso de distintos programas de cómputo y de los productos o servicios que se ofrecen a través de ellos.
Es importante tener en cuenta que dichos términos y condiciones, son en esencia, actos jurídicos de adhesión -Contratos-, y deben definirse de acuerdo a las necesidades específicas y la naturaleza de cada página, aplicativo o desarrollo. Por ejemplo, si usted tiene un E-Commerce (Comercio Electrónico) en el que ofrece productos a clientes, es indispensable que cuente con unos términos y condiciones específicos para dicha actividad.
Es así como los términos y condiciones deben ser entendidos como un acuerdo entre el propietario del sitio web y los usuarios; en donde se detallan las políticas y procedimientos del sitio o espacio digital; en muchos sentidos, los términos y condiciones brindan al propietario de la página web la posibilidad de mitigar o minimizar los riesgos de índole legal; por lo tanto, es muy importante y muy recomendable que las páginas web tengan términos claros y completos que se ajusten y adapten al servicio, actividad o sitio web específico.
Copiar los términos y condiciones de la competencia es una terrible idea, toda vez que se puede generar un problema por cuanto las condiciones propuestas por uno, no necesariamente son aplicables a otro, por ello es recomendable que quien los redacte sea un profesional, pues deben “confeccionarse a la medida” de las necesidades del cliente.
¿QUÉ DEBEN CUBRIR LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES?
El primer paso, antes de iniciar con la construcción de los términos y condiciones de su servicio Web es importante determinar cuáles son los aspectos que deben cubrirse; para ello quiero compartir con ustedes una lista de problemas que generalmente son tratados en los términos y condiciones de páginas Web.
Es probable que algunos de los problemas pueden no ser relevantes para su página web (por ejemplo, las políticas de reembolso no son relevantes para un sitio web que no vende nada) así como también pueden existir términos requeridos para su página Web que no se encuentran enlistados.
¿QUIÉN ES EL PROPIETARIO DE LA PÁGINA WEB Y CUÁL ES LA OFERTA?
Como en todos los acuerdos, los términos y condiciones deben indicar claramente el propietario de la página web, lo que ofrece el sitio web y los términos que regularán el uso de la página. Los términos y condiciones son un acuerdo vinculante para los usuarios de la página.
En caso de que la página sea operado por una persona jurídica, es importante indicar el nombre completo -razón social o denominación social- y preciso. También es importante definir lo que se ofrece en la página web y declarar que los Términos son un acuerdo legal que controla el uso de la página web por los visitantes y usuarios de los servicios.
¿QUIÉN PUEDE USAR LA PÁGINA WEB; ¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS PARA CREAR UNA CUENTA?
Se debe definir quién tiene derecho y quién tiene permiso para usar la página web, los servicios que brinde ésta, y cuando sea relevante, cuáles son los requisitos para abrir una cuenta.
¿CUÁLES SON LOS TÉRMINOS COMERCIALES OFRECIDOS A LOS CLIENTES?
Si la página web incluye la venta de productos o servicios, deben incluirse los términos comerciales para la compra o licencia de dichos servicios. Por ejemplo, si la página web ofrece suscripciones a un producto o servicio, deben definirse los términos de dicha licencia, las tarifas pagaderas y los términos de la renovación de la suscripción. Si la página web ofrece productos físicos o bienes, se deberán definir términos generales de suministro (como envío, devoluciones y garantías del producto).
¿CUÁL ES LA POLÍTICA DE DEVOLUCIONES Y REEMBOLSOS?
Las empresas online que tengan como actividad económica la venta de productos deben presentar su política de devolución del producto y la política de reembolso, esto es importante para cumplir con las regulaciones de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011). Tenga en cuenta que muchas páginas web que se ocupan de la venta de bienes físicos establecen una política de reembolso como un documento separado. Esto normalmente incluye más instrucciones e información sobre los procedimientos para devoluciones y reembolsos.
¿RETENCIÓN DEL DERECHO A CAMBIAR DE OFERTA?
Es importante poder cambiar la oferta a través de la página web sin estar expuesto a los reclamos de los usuarios de la misma, para ello se requiere de un clausulado claro, como también la obligación de brindar la información clara de los productos ofertados, por ejemplo: “Los colores ofrecidos puede sufrir modificaciones o alteraciones, razón a la configuración o tipo de monitor que use el cliente.”
En consecuencia, los términos deben incluir una redacción que permita al propietario de la página cambiar libremente los servicios y productos ofrecidos en ésta.
¿CUÁLES SON LAS GARANTÍAS Y RESPONSABILIDAD POR SERVICIOS Y PRODUCTOS?
Una página web que ofrece servicio o vende productos generalmente definen su responsabilidad en relación con los servicios o productos que ofrecen. Tales responsabilidades generalmente incluyen garantías otorgadas por el operador de la página web y deben cumplir con las leyes de protección al consumidor.
¿QUIÉN ES EL PROPIETARIO DE LOS DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL?
Con el ánimo de proteger los derechos del propietario de la página web en el contenido, materiales y productos, es importante incluir una redacción que conserve todos los derechos de propiedad intelectual (Derechos de Autor, Marcas, Diseños industriales) y enfatizar que los visitantes y los clientes no tienen derechos de explotación sobre la marca, el contenido o cualquier material protegido por las Leyes de propiedad intelectual.
DERECHO A SUSPENDER O CANCELAR LA CUENTA DE UN USUARIO
Las páginas web deben poder evitar el uso indebido de la misma por parte de los usuarios y evitar la exposición como resultado de una actividad ilegal realizada en ésta (o mediante el uso de un servicio o producto ofrecido por la página web). En consecuencia, los sitios web que ofrecen servicios de suscripción o servicios en línea (como SAAS) generalmente retienen o se reservan la capacidad de suspender o cancelar la capacidad de un usuario o cliente para usar la página web o los servicios.
INDEMNIZACIÓN
Las páginas web deben tener la capacidad de solicitar indemnización a los usuarios y clientes que causen daños. La obligación de indemnización generalmente se trata en los Términos. Las obligaciones de indemnización deben crearse y ajustarse a la posible exposición de cada página web de acuerdo con sus actividades específicas.
LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
Es importante limitar y proteger la responsabilidad potencial que el propietario de la página web puede enfrentar como resultado de sus actividades comerciales.
¿TENGO DERECHO A CAMBIAR Y MODIFICAR LOS TÉRMINOS?
Para poder cambiar los Términos sin el requisito de recibir el consentimiento y aprobación de los Usuarios, es recomendable que se indique la retención de dicho derecho.
¿QUÉ PUEDO ESTIPULAR FRENTE A LOS E-MAILS DE PROMOCIONES Y CONTENIDO?
Muchos países han establecido políticas específicas para el tratamiento de datos personales, y el envío de mensajes promocionales. En nuestro país, bajo la vigencia de la Ley 1581 de 2011 el propietario de los datos personales debe indicar si está de acuerdo o no en recibir información comercial de la marca o de terceros.
¿EL AVISO DE PRIVACIDAD?
Los términos y condiciones no son lo mismo que el aviso de privacidad. No te confundas. Mientras que los términos y condiciones regulan el uso del programa de cómputo y los servicios que se prestan a través de ellos, el aviso de privacidad regula el tratamiento que la plataforma dará a los datos personales del usuario.
PREFERENCIA DE LEY Y RESOLUCIÓN DE DISPUTAS
Es importante definir las leyes y reglamentos bajo los cuales la página web y las actividades comerciales están actuando. Es común definir la ubicación de los tribunales que tienen jurisdicción sobre disputas entre el propietario de la página web y cualquier cliente o usuario. Algunos términos incluyen disposiciones que obligan a los procedimientos de arbitraje como el único mecanismo de resolución de disputas. También es posible renunciar a ciertos procedimientos legales.
Para el caso de los contratos de consumo, el decreto 1829 de 2013 preveé el arbitraje virtual y el árbitro contará con un término de cinco (5) días para emitir el laudo (sentencia).
ATENCIÓN AL CLIENTE E INFORMACIÓN DE CONTACTO
Se espera que los términos tengan información de contacto que permita a los usuarios y clientes recibir servicios de atención al cliente y corresponder con las páginas web y sus operadores.
Nota:
Te recomendamos que indiques la fecha de vigencia de los Términos y la actualices cada vez que haya un cambio importante.
Para resumir los términos y condiciones son contratos complejos que deben reflejar el modelo de negocio de su empresa o negocio. No es una buena idea copiar los de términos y condiciones que utilice la competencia y, siempre conviene contratar a asesores expertos para poder redactar los suyos.
En CamposGomez Abogados Derecho Internacional Privado, estamos atentos a sus necesidades para asesorarle en la creación, redacción y diseño de sus términos y condiciones. Contáctenos.